Положение об оплате труда

Положение об оплате труда (далее Положение) – локальный организационно-распорядительный документ, в котором описана система начисления заработной платы, премий, наложения штрафов и взысканий с персонала. Оно не входит в число обязательной документации. Вместо этого законодатель предписывает указывать порядок расчета и выплаты зарплаты в трудовых договорах и локальных актах. Возникает закономерный вопрос, с какой целью компании тратят время и силы на внедрение Положения об оплате труда, которое является дополнительным нормативным актом? Давайте разбираться.

Читайте, с какой целью разрабатывается положение об оплате труда, что указать в его содержании, как документ применяется в работе предприятия.

Цели и задачи документа

Главная цель Положения – обоснование всех денежных выплат, которые начисляются работникам предприятия. Если в компании изменяются действовавшие ранее оклады или вводится принципиально иная схема оплаты труда (работодатель перешел с окладов на почасовую оплату и наоборот), это должно находить отражение в трудовых договорах. С этой целью разрабатываются и подписываются работниками дополнительные соглашения. Но как быть, если сотрудников несколько сотен? Очевидно, что это создает серьезную нагрузку на отдел кадров. Поэтому большим компаниям проще и быстрее создать общее Положение, в котором будет прописан алгоритм и порядок начисления, структура зарплаты, условия выплаты стимулирующих надбавок.

При существовании действующего Положения в трудовых договорах можно прописать лишь оклад, а относительно других выплат указать ссылку на него. Следовательно, не придется тратить время на составление дополнительных соглашений при каждой корректировке схемы и правил премирования.

Кроме того, Положение может выступать в качестве юридического обоснования правомерности включения предприятием затрат на заработную плату в расходы, которые учитываются при расчете налоговой базы. Если документ отсутствует шансы договориться с представителями налоговой службы об уменьшении базы при уплате налога на прибыль стремятся к нулю.

Содержание Положения

В целом, структура Положения схожа со структурой большинства других локальных актов. Сначала идут заголовок и вводные пункты, далее основная часть, в которой расписываются условия расчета зарплаты, даты ее перевода на банковские карточки или выдачи в кассе предприятия, порядок начисления различных выплат и премий, затем заключение с датой начала действия документа.

Комментарий эксперта: унифицированных форм и образцов Положений об оплате труда в настоящее время не существует. Каждая компания вправе оформлять этот локальный акт так, как ей удобно, основываясь на правила делопроизводства. Составить и утвердить Положение можно в бумажном или в электронном виде.

Итак, если с заголовком все понятно, то с вводной и основной частями у многих возникают вопросы, поэтому предлагаем рассмотреть их более подробно.

Положение об оплате труда
Общие направления из которых складывается система оплаты труда в организации

Какие пункты указать в Положении об оплате труда

Вводная часть включает основные термины, используемые в Положении. Здесь также нужно перечислить цель и задачи документа, порядок его использования, указать ссылки на федеральные законы, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, внутренние нормативные документы предприятия, в соответствии с которыми организация рассчитывает и выплачивает заработную плату. Здесь также можно перечислить специалистов, ответственных за начисление зарплаты и премиального вознаграждения.

Основная часть включает несколько пунктов:

  • Система оплаты труда: простая повременная, повременно-премиальная, окладная и повременно-сдельная.
  • Базовый оклад: конкретные цифры прописываются в тексте трудового договора, в Положении же следует раскрыть порядок их установления;
  • Компенсационные выплаты, гарантированные федеральным законодательством и введенные руководством предприятия;
  • Система премирования: если в компании имеется отдельное Положение о премировании, то можно сослаться на него, во всех других случаях расписывается периодичность и основания начисления премий, категории специалистов, которые могут рассчитывать на их получение. Отдельно указываются ситуации, при которых персонал может быть депремирован.
  • Материальная помощь: ситуации, в которых персонал может получить ее, конкретные суммы, заявительный или беззаявительный порядок выплаты;
  • Сроки выдачи зарплаты: даты выдачи аванса, зарплаты, расчета и получения отпускных, больничных;
  • Способ получения зарплаты сотрудниками: наличными в кассе предприятия, безналичным переводом на личную банковскую карточку;
  • Индексация окладов, почасовых тарифов – выполняется в соответствии со ст.134 ТК РФ.

Отдельное внимание при составлении Положения нужно обратить на следующие моменты:

  1. Назначение и выплата пособий с изменениями, произошедшими в 2023 году:
  • правила оформления, сроках оплаты электронного больничного листа;
  • какие пособия работодатель выплачивает автоматически, в без заявительном порядке, а для каких нужно подать заявление и собрать определенный пакет документов;
  • сроки подачи заявлений, начисления и перечисления пособий СФР;
  • оформление, выплата пособий совместителям.
  1. Назначение и оплата отпуска по временной нетрудоспособности при производственных травмах и/или профессиональных заболеваниях.
  2. Начисление компенсаций и материальной помощи родителям, воспитывающим ребенка-инвалида.

Как уже говорилось выше в заключении прописывают дату, с которой документ начинает действовать.

Положение об оплате труда
Положение об оплате труда утверждается приказом руководителя компании

Утверждение Положения

Существует, как минимум, два способа утверждения Положения об оплате труда:

  • Издание Приказа об утверждении документа;
  • Проставление на Положении соответствующей резолюции руководителя.

Эти способы равнозначные. Работодатель сам решает, какой из них использовать. По общему правилу Положение начинает действовать с момента его подписания руководителем или же с даты, указанной в нем.

Закон не определяет сроки прекращения действия локального акта. Поэтому при решении данного вопроса следует ориентироваться на принципы установления сроков, изложенные в ч.8 ст.12 ТК РФ:

  • истечение периода действия, прописанного в документе;
  • признание локального акта недействительным другим ЛНА;
  • издание закона или другого НПА, в котором содержатся положения и нормы права более высокого уровня.

В ст.22 ТК РФ указывается, что после утверждения Положения следует ознакомить с ним сотрудников. Конкретных сроков для этого закон также не предусматривает. Претенденты на трудоустройство знакомятся с внутренними актами, в т.ч. с Положением об оплате труда, при оформлении на работу. Штатный персонал знакомят с документом под роспись, например, во время общего собрания. Если в организации используется система электронного кадрового документооборота, то сотрудникам можно отправить файл с Положением на рабочие e-mail.

Положение об оплате труда
Все изменения в общее положение об оплате труда также утверждается приказом

Порядок внесения изменений в Положение

Законодатель не вводит ограничений или рекомендаций относительно сроков действия Положения об оплате труда. Поэтому в большинстве случаев документ составляется и утверждается единожды, а в дальнейшем действует бессрочно. 

В деловой практике все же существуют ситуации, когда Положение нуждается в пересмотре. Например, если предприятие осваивает новые для него направления деятельности, в связи с чем набирает специалистов разных профессий, для которых требуется пересмотр или корректировка уже существующих окладов, премий и компенсаций. Также корректировка документа необходима, если изменились условия работы, в силу вступили новые федеральные законы, отраслевые НПА в сфере трудового права.

Не только работодатель, но и сами сотрудники заинтересованы в том, чтобы используемые в организации локальные акты поддерживались в актуальном состоянии. Порядок действий при внесении изменений в Положение об оплате труда включает несколько последовательных шагов.

Шаг 1. Подготовка к внесению дополнений и изменений. Внесение правок возможно, как в первоначальный текст, так и путем разработки принципиально нового документа.

Шаг 2. Согласование подготовленных корректировок с представителями профсоюза. Нормы ст.135 ТК РФ устанавливают, что составление Положения об оплате труда должно осуществляться с учетом мнения профсоюзного органа предприятия. Из этого следует, что его корректировка также должна согласовываться с указанной структурой.

Шаг 3. Руководитель издает приказ по предприятию о внесении правок или об утверждении нового Положения.

Шаг 4. Ознакомление персонала с корректировками или новым документом. В зависимости от особенностей документооборота ознакомление может проходить, как в бумажном виде, так и в электронном. По мнению большинства экспертов, последний вариант является более удобным и быстрым.

Шаг 5. Подготовка и заключение допсоглашений к трудовым договорам (при необходимости). Часть 2 ст. 57 ТК РФ устанавливает, что условия и правила начисления оплаты труда (оклады, премии, компенсации) входят в число обязательных пунктов трудового договора. Поэтом их изменение влечет за собой необходимость соответствующих дополнений и корректировок в трудовые договора.

Комментарий эксперта. Заключение допсоглашений не требуется, если в трудовом договоре вместо подробного описания системы поощрений, указана отсылка на единое для всего предприятия Положение.

Если работодатель планирует изменить действующие в компании условия труда, он должен известить о готовящихся преобразованиях коллектив, как минимум, за два календарных месяца. Соответствующие уведомления направляются сотрудникам в письменном виде и вручается под роспись. Работники вправе согласиться или отказаться работать в компании на новых условиях. Если их что-то не устраивает и они намерены расторгнуть трудовые отношения с работодателем, то могут написать об этом прямо на уведомлении.

В данном случае компания обязана предложить свободные должности, соответствующие опыту и уровню образования специалиста, вакансии на нижестоящую и нижеоплачиваемую работу, которую сотрудник способен выполнять с учетом текущего состояния здоровья.

Если же подходящих вакансий нет или же сотрудник отказывается от предложенных ему вакансий компания вправе расторгнуть с ним трудовой договор в силу п.7 ч.1 ст.77 Трудового кодекса.

Положение об оплате труда
Изменения в положение оплату труда затрагивает всех сотрудников организации

Сроки архивного хранения

Сроки архивного хранения Положения об оплате труда устанавливаются в соответствии с рекомендациями Росархива:

  • По месту разработки и утверждения документ должен храниться постоянно. После того как он утратит силу, компания должна передать его на хранение в государственный или муниципальный архив.
  • Организации, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят Положение в течение 10 лет с момента его замены на документ в новой редакции.

Хранение Положения может быть организовано, как в традиционном бумажном виде, так и в электронном архиве.

Частые ошибки при разработке Положения

Ключевое правило, соблюдение которого при разработке локального Положения об оплате труда, позволит избежать проблем с Трудовой инспекций и судебных споров – внутренние документы работодателя не могут ухудшать положение сотрудника в сравнении с действующими в стране Трудовым кодексом, федеральными законами, отраслевыми нормативными актами.

Практика показывает, что одной из самых частых ошибок, которую допускают многие компании в процессе составления организационно-распорядительной документации – это путаница и неразбериха в используемых терминах. Между тем, в тексте Положения важные юридические понятия ни в коем случае не должны заменяться другими терминами, даже если на обывательском уровне они воспринимаются как синонимы. Например, если в вводной части используется слово “премия”, то в дальнейшем оно не должно подменяться такими терминами, как “надбавка”, “бонус”, “поощрение”, “денежное вознаграждение”.

Также отдельное внимание следует уделить конкретным формулировкам, используемым в документе. Если какие-то термины имеют двойственное значение, следует указывать конкретную статью из кодекса. Например, в соответствии со ст. 129 ТК РФ премия рассматривается, как стимулирующая часть заработной платы. А в ст. 191 ТК РФ говорится, что премия – это вознаграждение, которое выплачивается отдельно от основной зарплаты. В комментариях экспертов указывается, что премия, которая устанавливается в силу ст. 129 ТК, должна выплачиваться всем работникам, выполнившим норму труда, тогда как премия по ст. 191 ТК РФ – лишь тем специалистам, которые добросовестно выполняют свои должностные обязанности. Говоря иными словами, в случае со ст. 191 кодекса, премия рассматривается, как некая доплата за хорошие результаты работы, которую получают лишь отдельные сотрудники.

При составлении раздела, посвященному премированию, выплате стимулирующих и компенсирующих выплат, необходимо четко и однозначно указывать, какие премии и надбавки являются обязательной частью зарплаты, а какие выплачиваются по решению работодателя особенно отличившимся работникам. Все критерии выплаты стимулирующих доплат, независимо от их вида, должны быть объективными, прозрачными и понятными для каждого сотрудника. Недопустима ситуация, когда при одних и тех же обстоятельствах, руководитель выплачивает премию одному работнику и не начисляет надбавки другому, ссылаясь на субъективное личное мнение. В этом случае в коллективе могут начаться конфликты, а компания столкнется с серьезной текучкой кадров, которая негативно повлияет на ее рост и развитие.

Заключение

Положение об оплате труда и премировании – важный локальный акт, который обязательно должен разрабатываться каждой современной организацией. На его нормы ориентируются руководители, выписывающие премии персоналу, бухгалтера, которые начисляют заработную плату, надбавки, различные дополнительные выплаты. 

В спорных ситуациях этот документ запрашивают проверяющие из трудовой инспекции. А специалисты ФНС используют Положение для контроля за правильностью расчета налоговых ставок, уплаты обязательных налогов и взносов российскими работодателями.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Прокрутить вверх